از آنجا که کاور لتر بخشی از مقاله سابمیت شده محسوب نمی شود، تمامی کاور لترها و هرگونه مکاتبه با مجله بایستی شامل عنوان کامل مقاله، اسامی نویسندگان، و شماره شناسایی اختصاص داده شده به مقاله توسط ژورنال باشند. اگرچه هر یک از نویسندگان می توانند مستقلا با تیم ادیتور مجله مکاتبه داشته باشند، روال کلی بر این است که
نویسنده مسئول 
مکاتبات با مجله را انجام دهد.×
نویسنده مسئول نقطه اتصال و مرجع مکاتبات مربوط با مقاله سابمیت شده با مجله است. تمامی نویسندگان بایستی در مورد انتخاب نویسنده مسئول اتفاق نظر داشته باشند.
کاور لتر برای سابمیت مقاله
معمولا همراه با مقاله، یک کاور لتر نیز برای سابمیت مقاله در مجله ضروری است. کاور لتر معمولا بصورت یک فایل مجزا در وب سایت مجله آپلود می شود.کاور لتر برای سابمیت مقاله می بایست خطاب به ادیتور مجله باشد؛ بنابراین فردی که در کاور لتر خطاب قرار میگیرد، ادیتور مجله باید باشد.
اطلاعات زیر بایستی در کاور لتر سابمیت مقاله، ذکر شوند:
- عنوان مقاله
- اسامی نویسندگان مقاله
- ذکر این نکته که تمامی نویسندگان، محتوای مقاله و ترتیب اسامی نویسندگان در مقاله را تایید میکنند.
- ذکر این نکته که نویسنده مسئول پذیرفته نتیجه تصمیم تیم داوری مجله از جمله درخواست بازبینی یا تغییر در مقاله را به اطلاع تمامی نویسندگان مقاله خواهد رساند.
- در صورتی که مقاله دیگری در ارتباط نزدیک با مقاله سابمیت شده، در مجلات دیگر سابمیت شده، اطلاعات لازم بایستی به اطلاع تیم داوری مجله داده شود.
- در صورت وجود هر گونه تضاد منافع یا اقدامات که می تواند بر نتایج تحقیق اثر بگذارد، اطلاعات لازم بایستی در کاور لتر ذکر شود.
- در صورت امکان و وجود حق انتخاب برای نویسندگان، می توانند از مجله درخواست کنند که یک یا چند داور مشخص در داوری مقاله نقشی نداشته باشند.
- تایید این مطلب که تمامی شرکت کنندگان در مطالعه اعم از انسان و غیر انسان مطابق با استانداردهای اخلاقی در مطالعه شرکت کرده اند.
- یک کپی از هر گونه مجوز لازم برای انتشار مطالب موجود در مقاله. در صورتی که چنین مجوزی در مراحل صدور قرار دارد، بایستی در کاور لتر به آن اشاره شود.
- شماره تماس، ایمیل، و آدرس پستی نویسنده مسئول.
کاور لتر برای مقالات ریواز شده و سابمیت مجدد
در مورد مقالاتی که مجدد سابمیت میشوند یا پس از انجام ریوایز (بازبینی) برای مجله ارسال میشوند، بایستی یک کاور لتر تنظیم کرد. این کاور لتر بایستی شامل عنوان کامل مقاله، اسامی نویسندگان، شماره مقاله (توسط مجله یک شماره مقاله – submission number به هر مقاله سابمیت شده داده میشود). در مورد کاور لتر ارسالی همراه با سابمیت مجدد مقاله، از ادیتورها و داوران مجله برای بازخوردی که ارائه داده اند، تشکر کنید و علاوه بر آن تغییرات اعمال شده (یا عدم تغییرات) در متن مقاله را مشخص کنید. کاور لتر برای مقالات سابمیت مجدد یا ریوایز شده می بایست خلاصه تغییرات اعمال شده در مقاله را گزارش کنند. همراه با کاور لتر و مقاله اصلاح شده، نویسندگان بایستی یک نامه پاسخ به داوری (response to reviewers) هم تهیه شود که شامل توضیحات مبسوط در مورد پاسخ به هر یک از نظریه ها (comments) است.نمونه کاور لتر
در ادامه نمونه کاور لتر جهت آشنایی بیشتر با محتوای آن و روش مکاتبه با ادیتور مجله برای سابمیت اولیه و پاسخ به داوری و سابیمت مجدد آورده شده ستنمونه کاور لتر سابمیت مقاله (docx 144kb)
نمونه کاور لتر ریسابمیت (docx 161kb)
